Rekisteriseloste Rekrytointi
Rekisteriseloste / Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 § Laatimispvm: 12.3.2015
1. Rekisterinpitäjät
A) R-kioski Oy
PL 1, Koivuvaarankuja 2
01641 Vantaa
on rekisterinpitäjä ja vastaa sekä omien työnhakijoidensa että kauppiaaksi hakevien työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä.
B) Lumesse Ab
Stadsgården 6
11645 Stockholm
Sweden
vastaa järjestelmän teknisestä toimivuudesta toimien rekrytointirekisterin pääylläpitäjänä ja vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen).
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt
Palvelua käyttävä R-kioski Oy vastaa rekisterinpitäjänä omien työnhakijoidensa ja kauppiaaksi hakevien henkilöiden hakemusten ja henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Vastuuhenkilö:
R-kioski Oy / HR Johtaja Maria Sjöroos
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)r-kioski.fi
Varahenkilö:
R-kioski Oy / Rekrytointipäällikkö Asko Aaltonen
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)r-kioski.fi
3. Rekisterin nimi
R-kioskin rekrytointijärjestelmä.
Tietokanta koostuu kohdistetuista rekrytoinneista, sijaisrekrytoinneista ja avoimista rekrytoinneista kertyvistä työnhakijatiedoista.
Palvelussa toimii kaksi eri järjestelmää; verkkosivuston julkaisujärjestelmä ja rekrytointijärjestelmä. Verkkosivustolla eli julkaisujärjestelmässä R-kioski julkaisee avoimia työpaikkoja, jotka poistuvat julkaisujärjestelmästä automaattisesti, kun hakuaika päättyy. Verkkosivuston julkaisujärjestelmään ei synny henkilötietorekisteriä.
Työnhakijat voivat jättää rekrytointijärjestelmään työhakemuksensa. Rekrytointijärjestelmään kertyy työnhakijoiden henkilötietoja hakemusten jättämisen myötä. Rekrytointijärjestelmässä Rekrytointipalvelut käsittelevät työnhakijoiden hakemuksia hakemusten vastaanotosta valintaesityksen tekemiseen. Hakemusten poistamista käsitellään kohdassa 9.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Rekisterin käyttötarkoituksena on R-kioski Oy:n henkilöstön ja kauppiaiden rekrytointi.
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 523/1999, työelämän tietosuojalain 759/2004 ja arkistolain 831/1994 määräysten ja ohjeiden mukaiseen työnhakijoiden tietojen käsittelyyn, säilytykseen ja poistoon rekrytoinneissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja kohdennetuissa rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa.
Työnhakijan on mahdollista tallentaa avoimen, kohdennettu ja sijaisuuksia koskevan hakulomakkeen muodossa seuraavat tiedot itsestään: nimi, syntymäaika/henkilötunnus, yhteystiedot, työkokemus tehtäväkuvauksineen, suoritettu koulutus, osaamiset, alueellinen käytettävyys, avoin hakemuskirje sekä mahdollinen hakijan liittämä liitetiedosto. Rekrytointijärjestelmään jätettyjä hakemuksia voivat lukea ja käsitellä rekisterinpitäjien valtuuttamat työntekijät.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisena tietolähteenä ovat R-kioski Oy:n rekrytointijärjestelmään rekisteröityneet työnhakijat. Tietoja voidaan täydentää rekisteröidyn työnhakijan antamien lisätietojen pohjalta ja työnhakijan suostumuksella.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaavat molemmat rekisterin ylläpitäjät. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät työnantajan valtuuttamat työntekijät. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi muokata ja päivittää omia tietojaan sekä poistaa hakemuksensa rekrytointijärjestelmästä.
Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL 24 § 32 mukaisesti (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus). Käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32 § suojaamisvelvoitteita ja 33 § vaitiolovelvollisuutta.
9. Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytys ja hävittäminen
Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.
Järjestelmään rekisteröityneet R-kioski Oy:n edustajat vastaavat hakemusten ja työnhakijoiden tietojenkäsittelystä ja hakemusten säilytyksestä avointen, kohdistettujen ja sijaisrekrytointien osalta, jotka työnhakijat ovat järjestelmään tallentaneet. Rekisterinpitäjänä toimivalle R-kioski Oy:lle työnhakijatietokannasta syntynyt manuaalinen aineisto hävitetään, kun se ei rekrytoinnin kannalta ole enää tarpeellista. Sähköisesti kertynyttä aineistoa säilytetään kaksi vuotta, minkä jälkeen se hävitetään. Kaikkien hakemusten hävittäminen tapahtuu arkistolain mukaisin menetelmin ja siitä vastaa R-kioski Oy:n rekrytointipalveluiden edustajat.
Rekisterinylläpitäjä Lumesse Ab vastaa sähköisten tietojen varmuuskopioinnista sekä niiden säilyttämisestä kunkin rekrytoinnin kohdalla kaksi vuotta.
10. Tarkastusoikeus
Työnhakijalla on oikeus saada tarkistaa itsestään tallentamansa tiedot tai tiedot, jotka hänestä on järjestelmään tallennettu. Työnhakijalla on oikeus turvautua henkilötietolaissa mainittuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivan R-kioski Oy:n vastuuhenkilölle.
11. Virheellisen tiedon korjaaminen
Työnhakija voi itse päivittää rekrytointijärjestelmään tallentamiaan tietoja. Rekisteröitynyt työnhakija voi päivittää kohdistettuun hakuun kirjattuja hakemustietojaan ja yhteystietojaan hakuajan päättymisen jälkeen. Muutetut tiedot ovat tällöin vain työnhakijan käytettävissä. Työhakemuksia käsittelevät työnantajan edustajat saavat päivitetyt hakemusrekisteritiedot käyttöönsä voimassa olevien hakuaikojen puitteissa.
12. Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointi- tms. tarkoituksiin
Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.